Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Rozumiem
Anna / 25.04.2018

Jak wygląda proces wyceny zleceń w software house?

Wycena zleceń to chyba jedno z najbardziej dyskutowanych zagadnień w branży: budzi wątpliwości zarówno klientów (“za co płacę, dlaczego to tyle kosztuje?”) jak i samych wykonawców; zwłaszcza freelancerzy i niewielkie agencje poszukują sprawdzonych rozwiązań i dobrych praktyk. Jak podejść do tego tematu: od strony kosztów własnych czy może budżetu klienta? Co uwzględnić, jak wyliczyć rentowność i w jaki sposób komunikować kosztorys aby nie pozostawić niedomówień ale i nie wystraszyć potencjalnego kontrahenta nadmierną szczegółowością wyliczeń? 
Dzisiaj wpuszczę Was na zaplecze JCD.pl i opowiem jak u nas wygląda proces, który dzieje się pomiędzy otrzymaniem zapytania ofertowego a podpisaniem umowy i wystawieniem faktury zaliczkowej. 
 

Czego potrzebujemy by wycenić stronę internetową?


Zapytanie od klienta, które wpada na naszą skrzynkę mailową (albo chat na stronie, konto Dribbble lub inny kanał komunikacji) zwykle zawiera bardzo ogólne i okrojone informacje. “Dzień dobry, potrzebujemy strony internetowej/sklepu/projektu materiałów marketingowych dla naszej firmy, ile to może kosztować?” 

Wtedy w pierwszym kontakcie z klientem staramy się zebrać maksimum informacji. Sposób postępowania zależy od tego, czy klient wie już mniej więcej czego chce - czy posiada choćby wstępną specyfikację? Jeśli nie, naszą rolą jest zadanie odpowiednich pytań i stworzenie ramowego zamówienia. 

Omówię to na przykładzie najprostszym - strony internetowej. Zadaniem project managera, który otrzymuje takiego leada, jest ustalenie: 
 
  • oczekiwanej liczby podstron
  • potrzebnych dodatków i pożądanych przez klienta efektów
  • ogólnej wizji klienta - często prosimy o przykłady stron, które podobają się klientowi i których stylistykę chciałby wykorzystać w projekcie
  • ile treści będzie do umieszczenia/przeniesienia?
  • na kiedy klient potrzebuje finalizować zlecenie? 

Dlaczego to wszystko jest tak istotne? Bo pozwala nam oszacować poziom złożoności zlecenia, a co za tym idzie - czas i zasoby potrzebne do wykonania strony. W standardowej wycenie strony internetowej zawiera się zwykle projekt graficzny (indywidualny lub na podstawie wybranego wraz z klientem szablonu), kodowanie strony, konfiguracja wybranego systemu CMS, podstawowa optymalizacja SEO (ustawienie nagłówków, title itd), implementacja treści do określonej liczby stron znormalizowanego maszynopisu, hosting, konfiguracja skrzynek pocztowych, przeszkolenie klienta z obsługi CMS.

Wybór między dedykowanym projektem lub gotowym szablonem, a także poziom skomplikowania wizji klienta może zmienić wycenę dwu- lub trzykrotnie. Dodatkowe wtyczki, efekty, formularze również mają wpływ na koszt realizacji. Przenoszenie dużej liczby artykułów i zdjęć ze starej strony klienta może wymagać napisania dodatkowego skryptu. Standardowy czas realizacji strony to 4-6 tygodni, jednak czasem klienci proszą o możliwość priorytetowej realizacji - wtedy, w zależności od dostępnych zasobów i złożoności projektu jesteśmy w stanie wykonać zlecenie w czasie nawet o połowę krótszym, jednak zwiększa to wycenę zwykle o 15-20%. 

Na podstawie wszystkich tych informacji przygotowujemy umowę i specyfikację w formie aneksu, uwzględniającą wszystkie elementy zamówienia, czyli to co kupuje klient.  
 

Wycenianie dużych zleceń


Inaczej wygląda sprawa w przypadku zaproszeń do przetargów i zapytań dotyczących rozbudowanych aplikacji i serwisów internetowych. W tych sytuacjach klienci często mają wcześniej przygotowaną kilkunasto-kilkudziesięcio stronicową dokumentację projektu. Zdarza się jednak, że i w takiej sytuacji finalna wycena opiera się na zmienionych założeniach projektowych. Wynika to z naszego przekonania, że celem software house’u niekoniecznie jest dostarczenie klientowi dokładnie tego, z czym pierwotnie przyszedł. Naszą rolę widzimy raczej jako wspólne - we współpracy z klientem - wypracowanie takich rozwiązań, które najlepiej będą odpowiadać jego celom biznesowym. Spędzamy dużo czasu na rozmowach, researchu, analizach by najlepiej zrozumieć potrzebę, z którą firma się do nas zgłasza. Czasem ta potrzeba rozmija się z rozwiązaniami zaproponowanymi przez klienta w przygotowanej wcześniej specyfikacji. Wtedy staramy się zaproponować inne - bardziej efektywne, mniej kosztowne, prostsze w późniejszym utrzymaniu i rozwoju - rozwiązanie. 

Taka ewolucja projektu bywa szczególnie widoczna w przypadku startupów - które posiadając jakiś wstępny pomysł biznesowy, model, czasem makietę lub nawet MVP, mocno przywiązują się do swoich pierwotnych założeń pomijając istotne bariery technologiczne lub możliwość późniejszej modyfikacji projektu. Jako software house musimy pamiętać, że naszym zadaniem nie jest jednak bezrefleksyjne wykonanie punkt po punkcie specyfikacji tylko dostarczenie klientowi działającego produktu. A to wymaga zrozumienia z czym tak naprawdę klient przychodzi i - w oparciu o nasze doświadczenie, znajomość technologii i wiedzę biznesową - zaproponowanie optymalnego rozwiązania końcowego. 

Specyfikację, na podstawie której klient rozpoczyna z nami rozmowę, traktujemy raczej jako punkt wyjścia do lepszego poznania jego potrzeb: zbiór hipotez i założeń dotyczących jego biznesu, które często dają się przynajmniej częściowo zweryfikować jeszcze przed rozpoczęciem developmentu i utopieniem kosztów. 
Bo być może na początek wcale nie będzie potrzebne zaawansowane, wielostopniowe rozwiązanie tylko proste MVP pozwalające określić zainteresowanie grupy docelowej produktem i doszlifować jego (pożądane przez potencjalnych klientów) funkcjonalności lub przedefiniować model biznesowy? 

Dlatego czasem to, z czym klient wychodzi różni się od pierwotnego kształtu zlecenia - ostateczna decyzja zawsze należy jednak do niego i znajduje odzwierciedlenie w zaktualizowanej specyfikacji, będącej załącznikiem do umowy. 

Co jednak, gdy klient nie posiada specyfikacji? W przypadku dużych projektów uszczegółowienie potrzeb jest bardzo ważne dla zabezpieczenia interesów obu stron; agencji pozwala przygotować wycenę uwzględniającą potrzebny czas i koszty zlecenia zaś klientowi - ocenić stopień i jakość realizacji gdy przyjdzie do finalizacji prac. Unikamy dzięki temu nieporozumień wynikających z rozbieżności w oczekiwaniach - spisanie ich w formie aneksu do umowy, z harmonogramem prac uwzględniającym poszczególne etapy realizacji i płatności, znacznie poprawia jakość współpracy. 

Wycena i podjęcie się projektu nieposiadającego specyfikacji jest ryzykowna, by nie powiedzieć - lekkomyślna. Dlatego klientom, przychodzącym do nas z jedynie wstępnymi założeniami, proponujemy wspólne przygotowanie takiego dokumentu technicznego; jest to praca odpłatna ponieważ przygotowanie kilkudziesięcio stronicowego dokumentu technicznego angażuje naszych programistów na co najmniej kilkanaście roboczogodzin. Podkreślam jednak, że zamówienie specyfikacji w żaden sposób nie zobowiązuje klienta do dalszej współpracy z nami. Po wykonaniu szczegółowej specyfikacji i przygotowaniu finalnej wyceny klient decyduje, czy chce podjąć współpracę z nami, czy poszukać tańszego wykonawcy. W pierwszym przypadku koszt specyfikacji odliczony zostanie od łącznego kosztu zlecenia; jeśli klient zdecyduje się na opcję drugą, po opłaceniu faktury specyfikacja przechodzi na jego wyłączną własność. 
 

Czy wielkość firmy i marka mają znaczenie? 


I tak, i nie. W końcu nie za rozmiar agencji, a za dobre wykonanie zlecenia płaci klient. Jednak wielkość zespołu, doświadczenie, portfolio i staż na rynku wpływają pośrednio na poziom wykonania projektów, dostępność zasobów i szybkość realizacji, kompetencje zatrudnianych specjalistów, kompleksowość obsługi. Duża firma to zwykle również sprawniejsze procedury, lepsza infrastruktura, pewniejsza opieka gwarancyjna i pogwarancyjna, często także ubezpieczenie OC. Rozpoznawalność marki i mechanizm poleceń, rekomendacje i referencje mają też znaczenie w kontekście wiarygodności i budowania zaufania w powodzenie współpracy. To wszystko z pewnością poprawia pozycję negocjacyjną wykonawcy, warto więc komunikować te aspekty na stronie i w prezentacji firmy. 
 

Wycena zlecenia a koszty firmy


Nie chcę poświęcać zbyt wiele miejsca banałom o kosztach utrzymania choć dla początkującego biznesu - również tego w branży IT -  może to być cenną wskazówką w wycenianiu zlecenia. Ta strategia sprawdziła się w początkach naszej działalności, kiedy jako freelancerzy, a potem dwu- czy trzyosobowa działalność wykonywaliśmy zlecenia niewielkie, o niskim stopniu skomplikowania, niewymagające równoczesnego zaangażowania wielu specjalistów. 
Jaka jest wysokość Twoich stałych opłat? Biuro, ZUS, księgowość, serwery, licencje na których pracujesz, leasing na sprzęt? Ile godzin jesteś w stanie poświęcić na pracę w miesiącu? Ile zleceń jesteś w stanie złapać? Na tej podstawie określ koszt swojej roboczogodziny i sprawdź, czy mnożąc ją przez czas potrzebny na realizację projektu otrzymasz zadowalającą obie strony - ciebie i klienta - kwotę. Pamiętaj o przeznaczeniu rozsądnego bufora godzinowego na poprawki, nieprzewidziane trudności i czynności związane z samą obsługą zlecenia - przygotowanie umowy, spotkania z klientem, poszukiwanie potrzebnych pluginów itd. 

W większej firmie sprawy nieco się komplikują bo lwią część stałych kosztów miesięcznego utrzymania biznesu pochłaniają wynagrodzenia zespołu. Dlatego koszt danej realizacji i jej rentowność związane są bezpośrednio z liczbą i rodzajem specjalistów zaangażowanych w projekt. Przykładowo, wdrożenie aplikacji mobilnej dla firmy X zaangażuje czteroosobowy zespół: dwóch projektantów grafiki i UX/UI (seniora, który przygotowuje ogólną koncepcję i projekt ekranu głównego oraz juniora, który odwzorowuje główny zamysł i motyw graficzny na kolejnych ekranach), programistę php i react, frontendowca i project managera. Każdy z nich pełni istotną rolę w zespole projektowym, każdy jest niezbędny do właściwego wykonania zlecenia. Senior designer poświęci na projekt 10 godzin, junior 25, developer 50 a PM 15. Koszt ich roboczogodziny zależy przede wszystkim od doświadczenia i kompetencji - inny będzie w przypadku seniora, inny u juniora. Dlatego finalna wycena zlecenia uwzględni sumę godzin ich pracy, pomnożonych odpowiednio przez stawkę (fee) każdego z nich. Jeszcze dokładniejszy sposób wyliczania wewnętrznej rentowności projektu, stosowany przez duże firmy zakłada doliczenie do stawki godzinowej specjalistów zaangażowanych w zlecenie dodatku, uwzględniającego koszty stałe - biuro, administrację, marketing, leasing itd. 
Inna strategia to flat fee/flat rate, czyli uśrednienie stawki na polu całej firmy w danym momencie, bez wchodzenia w szczegóły i rozbijania na elementy składowe. To, jaką strategię wybierze agencja zależy w dużej mierze od poprzednich jej doświadczeń na tym polu. 
 

Fixed price czy time&material? 


W świecie IT konkurują ze sobą dwa modele współpracy: fixed price oraz time&material. Wycena typu fixed price to model, w którym cena za realizację projektu ustalana jest z góry, na podstawie specyfikacji, już na etapie negocjowania warunków współpracy. Koniecznie należy uwzględnić wtedy bezpieczny dla wykonawcy i klienta bufor kosztowo-godzinowy, na wypadek nieprzewidzianych przez obie strony trudności (które zdarzają się praktycznie zawsze, niezależnie od doświadczenia wykonawcy). Często jednak - jak wspomniałam wcześniej - potrzeby i założenia projektu zmieniają się w czasie, klient dodaje nowe elementy, przynosi nowe pomysły. Dobrze jest uwzględnić zatem możliwość takich zmian w umowie: jaki procent odstępstw od ustalonego zakresu prac będzie akceptowalny? Często stosowanym rozwiązaniem jest założenie możliwości aneksowania umowy i dodawania kolejnych zmian w formie dodatkowych etapów pracy i tur płatności. Wtedy należy w umowie określić koszt każdej dodatkowej godziny pracy. 

Inne podejście do rozliczeń to model time&material, zakładający na wstępie bardzo ogólne ramy współpracy. W tym modelu klient płaci jedynie za faktycznie wykonaną pracę. Kolejne elementy realizowanego systemu posiadają odrębne specyfikacje i zakresy, rozliczenie dokonywane jest na podstawie rejestru czasu pracy a faktura wystawiana zwykle miesięcznie. To model bezpieczny i dla agencji - bo wynagradzane są faktycznie wykonane działania i wykorzystany czas, i dla klienta - bo wie, za co płaci zachowując jednocześnie pełną elastyczność rozwijania swojego przedsięwzięcia. 
 

To jak to u nas w końcu wygląda? 


W praktyce naszej firmy model fixed price najlepiej sprawdza się w przypadku stron internetowych, projektów designu aplikacji przy ustalonej wcześniej liczbie ekranów i prostych zleceń, zaś time&material - przy zleceniach programistycznych i współpracy ze startupami, których model ewoluuje w czasie. Bardzo dużą wagę przywiązujemy do przejrzystości wycen i jawności rozliczeń. Wszystkie ustalenia, harmonogramy, potencjalne możliwe koszty oraz rejestr czasu pracy w przypadku zleceń stałych aneksujemy w umowach aby ten ostatni etap współpracy - finalna faktura przy odbiorze zlecenia - nie stanowił przykrej niespodzianki. Efekt? Satysfakcja obu stron, zadowolenie z uczciwej współpracy i dobre rekomendacje od klientów. 

Udostępnij:
Anna
Anna Karcz-Czajkowska

CEO w JCD.pl

Stwórzmy coś niesamowitego, poznaj nas i zatrudnij.

Wyceń projekt