01.09.2026
Cohors - dashboard HR
Zaprojektowaliśmy Cohors – nowoczesny dashboard do zarządzania pracownikami, który porządkuje najważniejsze procesy HR w jednym miejscu. System powstał z myślą o działach, które na co dzień korzystają z wielu rozproszonych narzędzi do obsługi pracowników, rekrutacji, urlopów, czasu pracy czy wypłat.
Celem projektu nie było stworzenie kolejnego dashboardu pełnego wykresów i statystyk. Zaprojektowaliśmy narzędzie, które pomaga HR-owi szybko zorientować się, czym należy zająć się danego dnia, i bezpośrednio przejść do odpowiedniego działania.
Cele biznesowe projektu
Punktem wyjścia było zidentyfikowanie najważniejszego problemu – dane dotyczące pracowników często są rozproszone pomiędzy różnymi narzędziami, a same dashboardy prezentują wiele informacji, które nie przekładają się bezpośrednio na konkretne decyzje.
Naszym zadaniem było zaprojektowanie rozwiązania, które ogranicza ten problem i pozwala szybko przejść od informacji do działania.
Najważniejsze założenia projektu obejmowały:
- stworzenie dashboardu, który w kilka sekund odpowiada na pytanie „czym muszę się dziś zająć?”,
- zastąpienie niepraktycznych metryk informacjami wymagającymi konkretnej reakcji,
- zaprojektowanie asystenta AI działającego jako warstwa nad istniejącymi danymi,
- zapewnienie spójnego źródła informacji niezależnie od sposobu korzystania z systemu,
- połączenie rekrutacji i onboardingu w jeden ciągły proces,
- stworzenie architektury, która pozwala rozwijać system o kolejne procesy HR.
Dashboard jako centrum decyzji
Dashboard zaprojektowaliśmy jako główny punkt dostępu do najważniejszych informacji i procesów HR. Zamiast prezentować wyłącznie statystyki, skupiliśmy się na danych, które wymagają działania tu i teraz.
Użytkownik może od razu sprawdzić między innymi:
- ile wniosków czeka na decyzję,
- którym pracownikom w ciągu najbliższych 30 dni kończą się umowy,
- kto rozpoczyna pracę w tym tygodniu,
- które procesy onboardingowe lub offboardingowe są w toku.
Każdy element dashboardu prowadzi bezpośrednio do odpowiedniego widoku, dzięki czemu użytkownik nie musi samodzielnie szukać informacji w systemie.
Katalog pracowników został zaprojektowany jako miejsce, do którego prowadzą najważniejsze ścieżki z dashboardu. Uwzględniliśmy zarówno klasyczne przeglądanie listy, jak i wejście z gotowym filtrem. Pracownicy mogą być filtrowani między innymi według działu, lokalizacji oraz statusu zatrudnienia.
Status pracownika nie został ograniczony do prostego oznaczenia „aktywny”. Rozbiliśmy go na trzy stany odpowiadające różnym etapom procesu:
- Active – pracownik aktywny, bez wymaganych działań,
- Onboarding – proces wdrożenia jest w toku i prowadzi do odpowiedniego widoku rekrutacji,
- Offboarding – trwa proces zakończenia współpracy i wygaszania dostępu.
Ten sam system statusów został następnie wykorzystany w kolejnych obszarach produktu, dzięki czemu interfejs pozostaje spójny niezależnie od tego, z którego modułu korzysta użytkownik.
Dwa sposoby korzystania z jednego systemu
Jednym z kluczowych elementów projektu było połączenie klasycznej nawigacji z asystentem AI. Zaprojektowaliśmy dwie równoległe drogi dostępu do tych samych danych.
Pierwsza opiera się na tradycyjnym korzystaniu z dashboardu i kolejnych widoków. Druga pozwala zadać pytanie asystentowi AI i otrzymać odpowiedź bez konieczności samodzielnego przeszukiwania systemu.
Istotne było dla nas zachowanie jednego źródła prawdy. Asystent AI nie tworzy własnej bazy informacji – korzysta z istniejących danych, a każda odpowiedź prowadzi użytkownika do widoku źródłowego, w którym może on zweryfikować otrzymaną informację.
Asystent AI jako warstwa nad danymi
Asystenta zaprojektowaliśmy nie jako klasyczny interfejs czatu, ale jako pełną ścieżkę użytkownika składającą się z kilku etapów.
Pierwszy ekran – AI Assistant – pełni funkcję punktu startowego. Użytkownik otrzymuje proste pole „Zapytaj o cokolwiek” oraz przykładowe pytania, które pomagają rozpocząć korzystanie z funkcji bez konieczności wcześniejszego poznawania możliwości systemu.
Drugi etap – AI Assistant Processing – pokazuje proces wyszukiwania informacji oraz źródło, z którego system aktualnie korzysta, np. „Sprawdzam Ewidencję czasu pracy…”. Dzięki temu użytkownik wie, że odpowiedź jest przygotowywana na podstawie konkretnych danych systemowych.
Ostatni ekran – AI Assistant Response Results – prezentuje gotową odpowiedź w formie liczby lub listy oraz umożliwia przejście bezpośrednio do odpowiedniego widoku w systemie.
Dzięki temu asystent nie zastępuje istniejącej struktury produktu, ale upraszcza dostęp do informacji i skraca drogę od pytania do konkretnego działania.
Rekrutacja i onboarding jako jeden proces
Ważnym elementem projektu było również połączenie rekrutacji i onboardingu w jeden spójny proces.
Zamiast traktować pozyskanie pracownika i jego wdrożenie jako dwa niezależne moduły, zaprojektowaliśmy ciągłą ścieżkę – od utworzenia oferty pracy, przez proces rekrutacyjny, aż po pierwszy dzień pracy i realizację checklisty onboardingowej.
Takie podejście pozwala zachować ciągłość informacji o pracowniku i ograniczyć konieczność ręcznego przenoszenia danych pomiędzy kolejnymi etapami procesu.
Efekt końcowy
W efekcie powstał spójny system do zarządzania procesami HR, który łączy dashboard, katalog pracowników, rekrutację, onboarding oraz asystenta AI w jeden ekosystem.
Projekt pozwolił stworzyć rozwiązanie, które:
- zamienia najważniejsze informacje na dashboardzie w konkretne działania,
- pozwala szybko określić, czym należy zająć się danego dnia,
- zapewnia dwie równoległe drogi dostępu do tych samych danych – przez interfejs i asystenta AI,
- wykorzystuje AI jako warstwę nad istniejącymi danymi, bez tworzenia dodatkowego źródła informacji,
- łączy rekrutację i onboarding w jeden ciągły proces,
- wykorzystuje spójne wzorce nawigacji i statusów w całym produkcie.
Projekt Cohors połączył architekturę informacji, projektowanie doświadczenia użytkownika oraz wykorzystanie AI w jednym systemie. Dzięki temu powstało narzędzie, które nie tylko prezentuje dane HR, ale przede wszystkim pomaga przekładać je na konkretne decyzje i działania.
Autor: JCD
Stale łączymy metody kreatywne z systematycznym, badawczym podejściem, przekonani, że jedynie przez dogłębną analizę i zrozumienie specyfiki wyzwań, jesteśmy w stanie w pełni współpracować z naszymi klientami w celu kreowania innowacyjnych rozwiązań. Te rozwiązania nie tylko ulepszają doświadczenie użytkowników, ale również zapewniają naszym klientom strategiczną przewagę na rynku. Nasze procesy projektowe są zatem oparte na aktywnym słuchaniu, szczegółowej analizie i ciągłym dialogu z klientami. W ten sposób nieustannie pracujemy na rzecz tworzenia nie tylko technologii, ale także wartości, które wyznaczają nowe standardy w cyfrowym krajobrazie biznesu.
